Cómo registrarte como trabajardor autónomo (Freelance) en Alemania

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Para poder trabajar como trabajador por cuenta propia / autónomo / freelance deberás primero registrarte como tal. Este proceso se realiza una vez te hayas registrado como residente en Alemania. Este proceso es relativamente sencillo pero suele causar dolores de cabeza por el desconocimiento y el idioma (bueno y porque parece más complicado de lo que es) así que para haceros las cosas más fácil como alguien que ha hecho este proceso no una sino DOS veces aquí os dejo lo que he aprendido.

Antes de…

Si acabas de llegar a Berlín te recomiendo que le des un vistazo a los primeros pasos para vivir en Berlín ya que como siempre comento aquí el orden de los factores altera el producto por lo tanto es importante hacer las cosas una a una. En este caso necesitarás ya tener tu registro y una cuenta de banco con un IBAN alemán (aquí tienes una cuenta de banco para autónomos en inglés para tener las cosas separadas). Muy atento si vienes de otro país que no sea la Unión Europea ya que aunque tengas un visado de residencia es necesario que tu visado de residencia especifique claramente que puedes realizar trabajos por cuenta propia (Selbständige Tätigkeit gestattet).

Todo el proceso de registro y tus futuros encuentros con el pago de impuestos se realizarán de la mano de la Finanzamt (o hacienda en España), probablemente uno de los lugares mas horribles, aunque siendo justos no es que haya disfrutado visitando ninguna oficina de hacienda en ningún lado.

También puedes leer sobre los impuestos y gastos como trabajador autónomo / freelance en Alemania

Primero necesitas tu Steueridentifikationsnummer o Identifikationsnummer

Explico esto por si hay gente que aún no me ha hecho caso de leer los primeros pasos para vivir en la ciudad ya que este documento lo necesitarás en cualquier caso, freelance o no, para el pago de impuestos en el país. Normalmente tarda un par de semanas en llegar a tu casa (puede que no te llegue si tu nombre no está en el timbre) automáticamente cuando termines tu registro en el Burgeramt. De no haberlo recibido aún pasado ese tiempo ponte en contacto con la Finanzamt de tu zona (en Berlín hay una por barrio) para conocer el estado. No lo hagas antes o te mandarán a freír espárragos.

Este número consta de 11 dígitos y no cambiará independientemente de si te mudas dentro del país o te casas. Será tu número de identificación de impuestos.

Diferencia entre Freelancer (Freiberufler) y comerciante (Gewerbe)

Este es uno de los errores más comunes a la hora de registrarnos como Freelancers en Alemania ya que aquí se consideran dos tipos distintos de actividad. No es tan simple en algunos casos y la decisión final realmente depende de la Finanzamt. No sería un problema si solo fuera cosa de un nombre pero de ser considerado Gewerber tendrás que pagar un impuestos más, la “Gewerbesteuer”

¿Qué es el Freiberufler?

Profesiones “libres” que se dividen en tres categorías:

Katalogberufe – Dentro de las que se encuentran profesiones médicas (doctores, dentistas, veterinarios, psicólogos…), consultores de impuestos o legales (abogados, gestores…). Profesiones científicas (ingenieros, arquitectos, pilotos…). Profesiones del sector educativo y cultural (Periodistas, interpretes, traductores, escritores, profesores…)

ähnliche Berufe –  Literalmente profesiones “similares” a las descritas anteriormente
Tätigkeitsberufe – Profesionales como científicos, artistas y profesiones que se lleven a cabo de manera independiente (sí, es todo muy poco claro)

Por si no parecía complicado es importante entender que no todo Freiberufler es un “Freelancer” aunque todos nos refiramos a cualquier persona autoempleada como tal en realidad el término alemán para describir “Freelancer” es “Freier Mitarbeiter” que viene a significar alguien al que se le contrata para projectos de corta duración o tiempos especificos mientras que un Freiberufler general mente tiene su propio despacho / studio  o similar donde es visitado para dar sus servicios. Esto último no te afectará demasiado pero es interesante entenderlo.

¿Qué es el Gewerbe?

Vale, hasta aquí más o menos estaría todo claro si no fuera por el bendito Gewerbe. Se dice del Gewerbe aquel que lleva a acabo una actividad comercial (wait, pero no era todo una actividad comercial? Pues no, aquí no).

¿Qué está catalogado como una actividad comercial en Alemania?

Manufactura, oficios (no artísticos), venta retail, gastronomía y hostelería, limpieza, fontanería, consultores de inversión y venta de productos digitales.

Si llevas a cabo alguna de estas actividades entonces tendrás que ponerte al día en lo que es el Gewerbe y sus impuestos, es algo que no conozco a la profundidad pero que tiene otras implicaciones (y complicaciones).

Ahora que ya tienes claro (hahaha….) si eres Freiberufler o Gewerbe continuamos…

Formulario de petición de Steuernummer

Completa el formulario para obtener el Steuernummer (el número de impuestos como Freelance), sí, es uno distinto y necesitas el primero para obtener el segundo y también tardará al menos un par de semanas en llegar por lo que lo mejor es que te tomes esto con calma y lo hagas con tiempo si pretendes comenzar a ofrecer servicios. Este número tendrá el siguiente formato XX/XXX/XXXXX.

Para obtenerlo tendrás que complementar el formulario que de entrada es el que nos asusta pero para el 90% de los registros es relativamente sencillo. El formulario se llama Fragebogen zur Steuerlichen Erfassung y lo puedes tomar de tu Finanzamt más cercana o descargarlo online. Te parecerá enorme pero tranquilo, el 80% son instrucciones sobre como llenar el formulario (lo cual hace que parezca más complicado).

Ser autónomo en Alemania

Si lo haces analógicamente podrás hacerlo con toda la calma del mundo, si lo haces online tienes 45 minutos antes de que la sesión caduque. yo me traje un par de copias a casa para hacerlo con calma con la ayuda de Jesper la primera vez y sin presiones y soy la persona más digital del mundo.

Cómo completar el Fragebogen zur Steuerlichen Erfassung en Español

Te voy a explicar las secciones del formulario para que no te tires de los pelos, esta parte es un tostón así que si quieres seguir leyendo el resto de pasos porque solo te estás informando sigue más abajo. Ten en cuenta que tendrás que completar este formulario en Alemán por lo que en cualquier caso necesitarás la ayuda de alguien que domine el idioma.

Sección 1

1.1 Allgemeine Angaben – Información general sobre ti y tu trabajo
1.1 Steuerpflichtige(r)/Beteiligte(r) – nombre y apellidos
1.2 Ehegatte/Ehegattin/eingetragene(r)/ Lebenspartner(in) – Si estas casado los datos de tu cónyuge
1.3 Kommunikationsverbindungen – Datos de contacto
1.4 Art der Tätigkeit (genaue Bezeichnung des Gewerbezweiges) – El nombre de tu profesión con una explicación de tu trabajo. Esto es de vital importancia ya que dterminará si eres un freelancer o un comerciante.
1.5  Bankverbindung(en) für Steuererstattungen/SEPA-Lastschriftverfahren – Datos de tu cuenta corriente, puedes tener una para cosas personales y otra para negocios (te lo recomiendo) o una para todo.
1.6 Steuerliche Beratung – Si tienes un gestor aquí sus datos (es opcional)
1.7 Empfangsbevollmächtigte(r) für alle Steuerarten – Aquí confirmas que tu gestor tiene poder para completar tus documentos (si lo tienes)
1.8 Bisherige persönliche Verhältnisse – Tu dirección anterior si te has mudado en los últimos 12 meses.

Sección 2

2. Angaben zur gewerblichen, selbständigen (freiberuflichen) oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit – Información sobre tu actividad como freelance.
2.1 Anschrift des Unternehmens – Dirección de tu negocio
2.2 Beginn der Tätigkeit (inklusiveVorbereitungshandlungen) – El momento de inicio de actividad (ha de ser posterior a la fecha en la que estas completando esto)
2.3 Betriebsstätten – En caso de que haya franquicias (no es probablemente para ti)
2.4 Handelsregistereintragung – El registro comercial (solo si aplica, muy probablemente no es para ti)
2.5 Gründungsform (Bitte ggf. die entsprechenden Verträge beifügen!) – Formulario de incorporación (tampoco es para ti)
2.6 Bisherige betriebliche Verhältnisse – Describe tu situación laboral de los últimos 5 años, si has estado registrado como Freelance o has tenido un negocio o similar.

Sección 3

3. Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen (Einkommensteuer, Gewerbesteuer) – Aquí añadirás información sobre los pagos adelantados de impuestos sobre tus ingresos.
3.1 Voraussichtliche Einkünfte aus: – Tus ingresos estimados, aquí solo aplicará a “Selbständiger Arbeit” a menos de que tu profesión sea catalogada como “Comerciante”. Si tienes un trabajo por cuenta ajena también tienes que completar “Nichtselbständiger Arbeit”, si tienes ingresos de capital de inversión “Kapitalvermögen” y si alquilas una propiedad “Vermietung und Verpachtung” o tienes otros ingresos como pensiones “Sonstigen Einkünften (z. B. Renten)”
3.2 Voraussichtliche Höhe der – Aquí tienes que añadir un aproximado de tus gastos

Secciones 4 – 8

4. Angaben zur Gewinnermittlung – Información sobre cómo reportaras tus ingresos a la Finanzamt, lo normal es poner aquí “cuentas anuales” o “balances anuales”.

5. Freistellungsbescheinigung gemäß § 48b Einkommensteuergesetz (EStG) – Certificado de excepción, esto solo aplica para la reducción de impuestos para servicios de construcción así que probablemente no es tu caso.

6.Angaben zur Anmeldung und Abführung der Lohnsteuer – Esta sección solo es relevantes si tienes empleados, de lo contrario no es para ti,

7. Angaben zur Anmeldung und Abführung der Umsatzsteuer – Esta sección es para aquellos que se registren para VAT (USt-Identifikationsnummer o USt-IdNr), si acabas de iniciar y en tus ganancias estimadas no superas la cantidad para clasificar como Kleinunternehmerregelung (22.0000€ anuales) puedes especificar que no lo necesitas. Esto te facilitará la vida a la hora de presentar los impuestos por lo que a menos de que sepas que vas a tener una buena cantidad de ingresos no lo hagas.

¡Atención! Si superas esa cantidad tendrás que pedir el número y comenzar a cobrar VAT inmediatamente, no el año siguiente.

También está la opción de pedir tu número de identificación europeo que te permitirá hacer facturas a otros países europeos sin cobrar ni pagar VAT, pídelo, es otro número diferente y tarda cosa de un mes en llegar.

8. Angaben zur Beteiligung an einer Personengesellschaft/-gemeinschaft – Esta sección solo es relevante si estás estableciendo una sociedad.

Vale, una vez explicado el formulario de la muerte volvemos a la realidad.

Cuenta de banco para Freelancers en Alemania

En el mismo formulario te pedirán los datos de tu cuenta bancaria y no es necesario que uses una por separado pero te lo recomiendo porque sino tus finanzas pueden ser un poco drama. En ese caso puedo decir que la única opción que yo he probado es la cuenta de Kontist para Freelancers por dos motivos. El primero porque está en inglés y todo el proceso de registro es fácil y online y el segundo porque está pensado específicamente para autónomos y hace algunos cálculos de tus ingresos y del dinero que deberías ir separando para el pago de impuestos haciéndote la vida mucho más fácil.

Puedes crear una cuenta de Kontist gratis aquí.

También puedes leer sobre los impuestos y gastos como trabajador autónomo / freelance en Alemania

Ya casi estás, envía el formulario

Para ello simplemente tendrás que dirigirte a tu Finanzamt (como te dije hay varias, por zonas o barrios así que busca la que te pértoca) y enviarlo. Puedes tanto hacerlo por correo o simplemente pasar por ahí y dejarlo en el buzón. Si lo has hecho online este paso no es necesario. Una vez todo esté alí tardarás entre dos semanas y un mes en recibir tus nuevos números, tu Steuernummer y tu EUVAT si lo has pedido.

Algo muy importante (y que yo pasé por alto la primera vez) es que tu Steuernummer no es permanente y cambia según tu Finanzamt. Yo me mudé en medio de un periodo y no tenía ni idea de esto pero no tuve que pedir uno nuevo. Me di cuenta a final de año y al final no recuerdo ni cómo se soluciono la cosa pero no fue tan dolorosa. Simplemente me comenzaron a llegar cartas con otro número.

Listo, ya puedes operar con todo, necesitarás tener tu facturación en orden (facturas numeradas con fecha y tus datos fiscales) y si ingresas más de 22.000 al año todo es la mar de fácil.

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